Was hat die Covid-Pandemie mit Prozessmanagement zu tun?

Aktuell habe ich ein sehr spannendes Mandat mit der Aufgabe, Prozesse und Abläufe zu etablieren, um verschiedene Impfstoffe für die COVID19-Impfungen aus einem Zentrallager an diverse Impfzentren zu liefern. Hierzu muss man wissen, dass es zu den unterschiedlichen Impfstoffen jeweils eine separate Transport- und Lagerungsspezifikation gibt. Auch sind lieferbare Gebindegrößen und die Anzahl der Impfdosen pro Vial (Injektionsfläschchen) je nach Hersteller unterschiedlich. Diesen, eigentlich bewältigbaren Herausforderungen, nicht genug!

Es herrscht derzeit eine weltweite Mangelwirtschaft – und wer nur für jetzt und heute plant, greift eventuell in vier Wochen ins leere Lager. Denn zu jeder Impfung, muss vier bis sechs Wochen später eine Zweitimpfung erfolgen. Komplette Lieferausfälle oder Mengenreduzierungen einzelner Lieferungen kommen erschwerend hinzu. Der Einsatz unterschiedlicher Impfstoffe in den Impfzentren erhöht die Komplexität in der Planung zusätzlich. Somit ist schnell klar, der Planungsprozess braucht diverse Algorithmen und ist essenziell. 

Mangelwirtschaft und Ihre Prozesse
In Zeiten von Onlinebestellung – heute bestellt, morgen geliefert – ist dieser Zustand der Mangelwirtschaft für viele Menschen neu. „Es kann ja nicht sein, dass nicht genügend Impfstoff vorhanden ist“ – Doch, denn die weltweiten Produktionskapazitäten sind auf diese Nachfrage schlichtweg nicht ausgelegt. Spätestens nach dem Toilettenpapiermangel in 2020, sollte dies eigentlich jeder Bürger verstanden haben. Doch das Problem von knappen Materialressourcen kannten wir vor der Pandemie nur selten bzw. gar nicht. Durch diese Mangelwirtschaft wird nun der Materialplanungsprozess plötzlich zum absoluten Taktgeber und alle weiteren Prozesse müssen sich zwingend am Materialplanungsprozess ausrichten. Werden die Impfstoffe nicht wie geplant eingesetzt, endet dies in einem Fiasko. 

Der Faktor Mensch
Der richtige Einsatz der Impfstoffe trifft auf die Komponente „Mensch“. Nicht jeder kommt zum vereinbarten Termin. Aus einem Vial können, je nach Material (Spritze und Nadel) bzw. Handhabung des Personals, unterschiedlich viele Impfdosen entnommen werden. Dies sind im Falle der Mangelware eigentlich positive Probleme. Doch was passiert nun mit den Differenzen? Wie lange sind die vorbereiteten Impfdosen haltbar? Wer darf nun geimpft werden? Hier braucht es ein definiertes Vorgehen, also einen definierten Prozess. 

Dokumentation und Schulung
Die Dokumentation der Prozesse und Vorgaben sowie die Schulung aller an den Prozessen Beteiligten ist in diesen temporären Organisationen sehr wichtig, denn hier arbeiten Personen aus den unterschiedlichsten Berufen, Firmen und Institutionen ganz eng zusammen. In Anbetracht der schwierigen Situation in der sich die Gesellschaft und die Wirtschaft aktuell befindet, bleibt nicht viel Zeit die Prozesse und die Teams aufeinander abzustimmen. Einmal mehr zeigt sich, wie wichtig Prozessmanagement ist und auch zur Bewältigung der aktuellen Pandemie einen wertvollen Beitrag leisten kann. 

Die Menschen hinter dem Prozess
Der öffentliche Druck – schnell möglichst viele Personen zu impfen um den Lockdown rasch zu beenden – lastet extrem auf den Teams, welche teilweise aus freiwilligen Helfern bestehen. Dies kommt meiner Meinung nach in den News und in der öffentlichen Diskussion leider viel zu kurz. Ich habe in den letzten Wochen viele Menschen kennengelernt, welche mit sehr viel Engagement, persönlichem Einsatz und extrem viel Herzblut wirklich alles versuchen, den wenigen verfügbaren Impfstoff auf die priorisierten Risikogruppen zu verteilen und zu impfen.