Prozesse…. ein leidiges Thema?

Wird in Ihrem Unternehmen die gelebte, tägliche Praxis, als Prozess(e) verstanden? “Wir brauchen keine Prozesse – wir müssen arbeiten“ Dies ist eine interessante Aussage und zeigt auf, dass in so manchen Unternehmen das prinzipielle Prozessverständnis leider fehlt. Robuste Geschäftsprozesse sind unter anderem, eine wichtige Grundlage erfolgreicher Unternehmen. Dies ist keine neue Erkenntnis. Oftmals werden Prozesse aber nur in Zusammenhang mit einer Zertifizierung (z.B. DIN EN ISO 9001) gebracht. Unternehmen, welche nicht die Notwendigkeit einer Zertifizierung sehen, haben meist nur wenige oder keine dokumentierten Prozesse. Gleichwohl gibt es in diesen Unternehmen durchaus Prozesse, welche auch sehr nachhaltig implementiert sind. Denn die Aussage “…das haben wir immer schon so gemacht“, zeugt doch von einer gewissen Kontinuität.

Der Prozess als Alleinstellungsmerkmal?
Das Wesen eines Unternehmens wird sehr stark geprägt durch die Mitarbeitenden und die Führungskräfte, aber auch durch die Produkte und/oder Dienstleistungen, welche das Unternehmen herstellt bzw. anbietet. Dabei spiel das WIE, – also wie ist der Prozess um das Produkt herzustellen oder die Dienstleistung auszuführen – eine sehr große Rolle, denn das WIE beeinflusst die Qualität und somit direkt die Kundenzufriedenheit. Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse in Prozesse zu definieren kann aber auch den Schranken einer gewissen Geheimhaltung unterliegen. Wenn man den Prozess aber nicht dokumentieren möchte, könnte das Wissen um das WIE verloren gehen. Das sieht man regelmäßig bei den Fragen der Unternehmensnachfolge, dort heißt es dann gerne, die erste Generation baut es auf, die zweite macht es Groß und die dritte Generation bringt es zu Fall. Viel zu oft liegt das wohl auch daran, dass die erfolgreiche zweite Generation die Prozesse nicht dokumentiert hat, oder die dritte Generation das Bauchgefühl, die Intuition nicht hat, welches die Grundlage des Erfolges der zweiten Generation war. In gleicher Weise verhält es sich bei Kapitalgesellschaften und dem immer schnelleren Personalwechsel in verantwortlichen Positionen. Sind Prozesse nicht definiert, ergründet oder erfindet jeder verantwortliche “Neuling“ das Rad neu. Wenn dann der Tradition folgend ebenfalls nichts dokumentiert wird, stellt der Weggang erneut die Geschäftsprozesse auf NULL, eine “geputzte Platte“ für den Nachfolgenden sozusagen.

Das Prozessmanagement
In kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) ist das Prozessmanagement häufig eine “unbesetzte“ Stelle. Prozessmanagement wird nebenher geleistet und dies manchmal unbewusst. Die Inhaber oder die Geschäftsleitung selbst, kümmern sich um das Thema Prozesse. Prozessoptimierungen werden in der Regel erst dann angegangen, wenn ein Problem groß genug (geworden) ist. Die aktuellen Diskussionen zum Thema Digitalisierungen in Bezug auf den Mittelstand, ist ein gutes Beispiel und sehr interessant zu verfolgen. Unbestritten müssen sich die Unternehmen mit dem Thema Digitalisierung auseinandersetzten. Doch wer soll dies denn eigentlich in den mittelständischen Unternehmen tun? Und noch eine weitere Frage: „Wie digitalisiere ich einen Prozess, den ich noch gar nicht definiert bzw. dokumentiert habe?“ Wenn diese Grundvoraussetzung nicht, oder noch nicht geschaffen sind, wird der Einstieg in die Digitalisierung sehr schwierig und die erfolgreiche Umsetzung zu einer unlösbaren Aufgabe.

Software zur Digitalisierung
Digitalisierung braucht Software – und diese funktioniert bekanntlich mit 1 und 0. Kleine und mittelständische Unternehmen funktionieren nicht auf der Basis 1 und 0. Gerade die Flexibilität des Mittelstandes braucht eine gewisse Freiheit in den Prozessen und in den Abläufen. Und genau da tun sich die Verantwortlichen und Mitarbeitenden schwer. Denn wenn die Prozesse schriftlich fixiert werden sollen, artet dies meist in endlosen Diskussionen aus. Es muss für jeden Fall und alle Eventualitäten einen Prozess oder eine Beschreibung geben. Meist ist dies nicht möglich und auch nicht nötig. Die Anwendung der 80% Regel, braucht aber eben auch den “Mut zur Lücke“ und das Verständnis, dass auch die Dokumentation nachgebessert werden darf, wenn es denn notwendig wird. Möchte oder muss sich ein KMU mit dem Thema Digitalisierung auseinandersetzten, wird meist die Frage gestellt:

“Was zuerst?“

• die digitalen Möglichkeiten anschauen und dann die Prozesse danach ausrichten?
• oder die Prozesse dokumentieren und dann mit den digitalen Möglichkeiten Prozessoptimierungen vornehmen.

Ganz was Neues?
Für mich greift dieses Vorgehen aber zu kurz. Getrieben wird die Digitalisierung an vielen Stellen nebst den Kunden oder dem Markt auch durch die Anbieter von Software oder Integrationslösungen. Von der Zeiterfassung über Maschinenvernetzung bis zum Online-Shop, für jeden Prozess gibt es eine Vielzahl von Angeboten. In einigen Beispielen ist zu sehen, dass KMUs in Digitalisierung investieren, diese Investition sich aber nicht amortisiert, weil die neue digitale Lösung in den bestehenden Prozessen nicht funktioniert. Bevor ein Unternehmen, die Digitalisierung mit Investitionen angeht, muss die Strategie des Unternehmens im Hinblick auf die Digitalisierung definiert werden. Denn eine weitere Möglichkeit – “wir machen ganz was Neues !!!“ kann KMUs durchaus weiterhelfen. Bestehende Prozesse (ob dokumentiert oder nicht) werden erstmal nicht verändert. Das „Neue“ läuft parallel und ermöglicht dem Unternehmen die Herausforderungen, welche mit der Digitalisierung einhergehen, in die Unternehmenskultur zu implementieren. Denn die digitale Transformation eines Unternehmens funktioniert nur mit einer durchgängigen Strategie und der richtigen Unternehmenskultur. Internet, Maschinen vernetzten und Daten sammeln reicht zur digitalen Transformation leider nicht aus.

Falls wir Ihr Interesse geweckt haben, können Sie uns gerne kontaktieren und Ihre Fragen zum Thema Prozesse und Digitalisierung stellen.